2023-06-29
2023-03-19
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2023-06-18
2023-07-05
更新时间：2024-02-12 09:25:11 发布时间：24小时内 作者：文/会员上传 下载docx
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商务写作
(Business Writing)
一、商务信函概述
? 一、正确的观念
? 1.商务信函是一种“推销”函
? 商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。 要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。 2.商务信函的基本特点 商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。 3.商务信函无定律 好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观
点和看法、背景和所处环境。
二、应用原则
? 1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则： A— Attention 注意 I— Interest 兴趣 D— Desire 意愿 A— Action行动 个“C”的行文原则 明晰Clearness 具体Concreteness 简洁Conciseness 诚意Conscientiousness 正确Correctness 个性Character 礼貌Courtesy 完整Completeness 体谅Considerateness 优美Concinnity
三、商务信函的构成要素
? 1.信头（Letterhead）
? 是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。 ?
? 内容包括：电话号码、电报挂号（Cable Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。 例如： 英国—— date/month/year 27 February,20_ 美国—— month/date/year February 27,20_ 2.信内地址（Inside Address） 即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。 3.称呼（Salutation） 是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。 商务书信的称呼通常要注意下面几点： （1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者
是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；
? （3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。 （4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。 4.正文 正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。 5.结尾客套语 位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。 6.签名 是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于
结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。
? 信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter 1.信封的写法 （1）美国式航空信封的写法（Stamp） ABC Manufacturing Company(收信人地址) 150 Giera Court Parlin, Livingstone New Jersey 08859, USAMr. Black Smith(收信人名字和职称)President of the Company Beijing Import and Export Company 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC (发信人地址) （2）英国式航空信封的写法（Stamp） Beijing Import and Export Company(收信人地址) 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC AFTER 15 DAYS PLEASE RETURN TO(发信人地址) SMITH & SON, LTD 15 WOOD STREET LONDON 6 ENGLAND 商务写作的十大技巧 1.了解读者 2.使用第二人称，强调读者的利益 3.确定单一的交流目标和目的 4.清晰、简洁、直白 5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言 6.开篇和结尾有力 7.在长文件中应用标题、空白、图表
? 9.避免消极写作 10.应用说服的技巧来影响读者 商务写作目标 商务写作通常是为了完成以下任务： 通知 说服 指导 记录 商务信函举例1： 亲爱的思拜格女士： 我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足
的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。
? 请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。 当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。 商务信函举例2： 收信人：Great Valley 人事部 发信人：质量提高小组 主题：停车场照明问题 日期：20_/6/20 今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。 这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！ 商务信函举例3： 亲爱的阿兰： 作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机 构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。 普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里， 我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业 内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美 城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几 年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星 奖。 我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里 您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。 我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。 我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备 工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸 与您继续业务往来。 商务信函格式
? 1.缩行式（Indented Style） 缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。 各段的起始字缩入四至五个英文字母。 结尾客套语和签名置于中间偏右下方。
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633
Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner
Production Manager
? 2.半平头式（Semi-block Style）
? 日期、客套语和签名一般从信纸中部写起
? 正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母
? 封内地址、称呼与左边看齐
ABC Bottles Pty Ltd.
? Kirra Road, Ashtown 1128
? Mrs. R. G. Cole
? Manager
? Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you … Yours faithfullyJ. TurnerProduction Manager 3.平头式（Block Style） 平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633
Dear Madam,
We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner
Production Manager
? 4.完全平头式（Complete Block Style）
? 信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排
ABC Bottles Pty Ltd.
Kirra Road, Ashtown 1128
Mrs. R. G. Cole
Manager
Mabels Pty Ltd
Canterbury 8633
Dear Madam,
We must remind you …
广东望家欢农产品集团，是一家集新农村建设、农业合作社联办、农产品加工配送、农产品物流园区开发建设、餐饮管理服务与提供企事业单位员工福利解决方案等六大经营范围于一体的大型农产品集团公司。
望家欢集团将以超前的战略眼光布局产业发展，倾力打造农产品的全产业链经营模式。创建一条从源头到终端覆盖各个环节的安全食品通道，架起一座连接农村“田间地头”和消费者“餐桌”之间的桥梁。带动农业生产种植基地的建设，实现农民增收，农业增效和农村繁荣。为消费者提供优质安全的农产品，促进区域经济的快速发展。
未来5年，望家欢集团将在全国范围内推进“111百千万惠农工程”发展战略，即在条件成熟的地区参与100个新农村建设项目，在全国农产品资源丰富的地区联办1000个农产品专业合作社，每天为全国消费者提供约10000万公斤的新鲜水果、蔬菜、鲜肉、蛋禽、粮油等新鲜优质安全的农副产品。为打造全球最大的农产品及物流基础设施的提供商与服务商而努力!
Dear Jimmy,
In order to strengthen economic relations and promote friendship between us, I'd like to invite you for a meeting with our general manager Zhang Zheng if you feel convenient.
As the 15th International Books Trade Fair will be held in Beijing Modern International Exhibition Center from March 20th to 25th, 20_, we think you might be paying a visit to the exhibition. As the name suggests, it has been a fair for international famous books since 20_, which is also regarded as the “representative books fair” in China. If you come, we would like to invite you for a meeting with our general manager at the Garden Hotel, on March 19th to discuss business potential expansion between us. Our general manager wishes to have the opportunity for a meeting with you and to show you around our workshop, thus consolidating friendly business relations.
We will appreciate your confirmation of availability at your earliest convenience.
Yours sincerely,
Wang Hui
亲爱的吉米：
为加强巩固我们之间的经济关系及友谊，诚挚邀请您与我公司总经理张正会面，当然是以您方便为前提。
第15届图书展销会将于20_年3月20日至25日在北京现代国际会展中心举行。我想，贵公司可能会来参观这次展销会。正如图书展销会名称所示，自20_年以来，展出的一直都是国际著名图书，同时，也被认为是中国“最具代表性的图书展览盛会”。如果您来参观这次展销会，我公司将邀请您3月19日在花园酒店与我公司总经理会面，讨论我们之间拓展业务的可能性。我公司经理很希望有机会与您见面洽谈。届时，为巩固双方友好业务关系，我们还将带您参观我们的车间。
恭候佳音。
介绍新产品英文邮件范文
Dear Mr. Smith,
We're pleased to inform you that, with years' research, we've introduced our new products the anti-dandruff mint shampoo range to market. Much to our delight, they enjoy great popularity. As we guess you might be interested, we've sent you by UPS half a dozen samples each for your trial use.
The new products are likely to revolutionize all the chemical methods for hair care in use at present. A trial use will convince you of their extraordinary functioning. Believe it or not, the amazing anti-dandruff mint shampoo can give the scalp cool feeling, leave you feel invigorating refresh and ultimate dandruff-free freedom. For more information, please .
Attached please find copy of our latest catalogue and export price list. We hope you'll take this opportunity to enlarge your business scope. We'll consider granting you a 6% promotional allowance if you place an order for 30,000 pieces.
Sincerely yours,
Chen Hong
尊敬的史密斯先生：
非常高兴地通知贵方，经过数年研究，我们已将薄荷去屑洗发乳系列产品投放市场。使我们感到欣慰的是，新产品很受消费者欢迎。我们猜想，贵公司可能对此系列产品也感兴趣，故通过UPS快递将每一种洗发乳寄一部分给你方，供你们试用。
新产品对目前市场上用于护发的化学产品，很可能带来一场变革。你们试用一下，便知其超乎寻常的功用。不管你相信与否，我方神奇的薄荷去屑洗发乳能给头皮清凉感觉，同时让你感觉清爽，使你充分享受没有头屑的自由。附件是我方最新产品目录及出口价目单。我们非常希望贵公司为扩大你方业务范围抓住这次商机。如果贵公司考虑定购3万瓶，可以享受6%的促销折扣。
以上就是为大家整理的常用商务英语邮件范文的相关内容，希望能够对大家有所帮助。如果大家不知道如何写商务英语邮件，可以多看一些范文，多了解，避免在工作中出错。
Dear xxx,
As Christmas/New year/…… is coming, we found XXXXXXXXXX has a large potential market. Many customers are buying them for resale on eBay or in their retail stores because of its high profit margin. We have a large stock of XXXXXXXX. Please click the following link to check them out XXXXXXXXXX. If you order more than 10 pieces in one order, you can enjoy a wholesale price of XXX.
Thanks.
美国通用电气公司(GE)是世界上最大的多元化服务性公司，从飞机发动机、发电设备到金融服务，从医疗造影、电视节目到塑料，GE公司致力于通过多项技术和服务创造更美好的生活。GE在全世界100多个国家开展业务，在全球拥有员工近300,000人。杰夫·伊梅尔特先生自20xx年9月7日起接替杰克·韦尔奇担任GE公司的董事长及首席执行官。
通用电气公司的历史可追溯到托马斯·爱迪生，他于1878年创立了爱迪生电灯公司。1892年，爱迪生电灯公司和汤姆森-休斯顿电气公司合并，成立了通用电气公司(GE)。GE是自道·琼斯工业指数1896年设立以来唯一至今仍在指数榜上的公司。
7个发展引擎产生85%利润，消费者金融集团、商务融资集团、能源集团、医疗集团、基础设施集团、NBC环球、交通运输集团;4个现金增长点在增长的经济环境下持续产生现金流和收益：高新材料集团、消费与工业产品集团、设备服务集团、保险集团。
通用电气公司的总部位于美国康涅狄格州费尔菲尔德市(fairfield, CT)。这家公司的电工产品技术比较成熟，产品品种繁多。它除了生产消费电器、工业电器设备外，还是一个巨大的军火承包商，制造宇宙航空仪表、喷气飞机引航导航系统、多弹头弹道导弹系统、雷达和宇宙飞行系统等。闻名于世的可载xxx和氢弹头的阿特拉斯火箭、雷神号火箭就是这家公司生产的。
旗下公司：GE资本、GE航空金融服务、GE商业金融、GE能源金融服务、GE金融、GE基金、GE技术设施、GE航空、GE企业解决方案、GE医疗、GE交通、GE能源设施、GE水处理、GE油气、GE能源、GE消费者与工业、GE器材、GE照明、GE电力配送
GE的品牌口号是“梦想启动未来”(imagination at work)。
GE公司致力于不断创新、发明和再创造，将创意转化为领先的产品和服务。GE由四大业务集团构成，每个集团都包括多个共同增长的部门。GE的业务推动着全球经济发展和人们生活条件的改善。GE的4个全球研发中心吸引着世界上最出色的技术人才，超过3000名研究人员正努力创造新一代的技术创新。
20xx年1月15日，海尔集团与美国通用电气在美国签署了合作谅解备忘录。
招聘要求：
1、高中及以上学历;
2、熟悉当地地形;
3、吃苦耐劳,人品端正,做事仔细认真;
4、公司配车，或自备交通工具，三轮车需带车棚(可以喷漆的)
5、无纹身、无不良记录
6、工作地点：全市就近安排
7、工资：xx元;工作时间：10-12小时/天;
8、公司不提供食宿，食宿补贴xx元/月;
9.有等大型快递公司工作经验者优先录用
福利待遇：
1、工资：xx元左右，月休6-8天;
2、公司协助解决住宿问题，并每月提供食宿补贴xx元;
3、社保、各类带薪休假(法定假日、年假、婚假、产假、陪产假等)，提供高于同行业具有竞争力的薪资水平;
4、入职满一年可享受每月“亲情1+1”(公司补贴xx元，员工自己提供xx元，每月固定xx元打入父母帐户)，集体生日等;
5、每年中秋节都会为每一位员工的家人寄去一份月饼礼品包;
1. 熟悉岗位所属区域的地理环境，具备有效规划收派路线的能力;
2. 具备正确处理运单、包装、标识快件等，并正确处理快件送达客户处的常见问题;
3. 负责及时回收散单货款和月结款项，并在规定时间内如数上缴财务入帐;
4. 较强的客户沟通能力，和客户开发能力;
5. 及时处理客户异常，提高客户满意度，提升德邦快递形象;
Dear all:
大家好!劳累了一周的工作，各位辛苦了!
为了营造轻松惬意的氛围，增添凝聚力，同时也让我们工作之余更加亲近，公司邀请各位伙伴们一同共进美味晚餐、共享欢唱时光，详细安排如下：
【事宜一】共进美味晚餐
【时间】10月18日，周五，18:00-19:00
【地点】
【人物】全体员工
【事宜二】共享欢唱时光
【时间】10月18日，周五，19:00-21:00
【地点】
【人物】全体员工
亲爱的伙伴们，让我们欢聚在一起，我们的团队不能少了你!
人事行政部
Dear Mr. Sation
With reference to your letter dated 3rd May 2004, I am writing to apologies for the mistake we made.
The mistake was made because our computer broke down on 29 April. I can assure you we will send the cheque of $200 to you in two days. We will offer you 20% discount for you next stay.
Please accept our apologies for the inconvenience this error has caused you and we look forward to meeting you again.
Your sincerely
复函与报价
RepliesandQuotations
Macer
24th November 20xx
Foshan Sweethome Installations Ltd.
2 Xiyue Street
Foshan, Guangdong
China
Dear sirs,
In reply to your letter of 21st Novermber, We have pleasure in enclosing a detailed quotation for bathroom showers.
Besides those advertised in the Builers' Joural , our illustrated catalogue also encolsed shows various types of bathroom fittings and the sizes available. Most types can be supplied from stock. 45-60 days should be allowed for delivery of those marked with an asterisk.
Building contractors in Hong Kong and Chinese Taiwan have found our equipment easy to install and attractive in apperance. Naturally all parts are replacable. and our quotation includes prices of spare parts. We can allow a 2% discount on all orders of US$6,000 in value and overf, and a 3%on orders exceeding US$20,000.
Any orders you place with us will be processed promptly.
yours faithfully.
Francesco Marani
Sales Manager
Via , 24/a
Castellon Spain
Tel：(964) 560001 Fax (964) 560002
——关于xx大学第三届研究生国际学术会议的通知
为了进一步营造科学研究氛围，开拓研究生国际学术视野，搭建研究生展示科研成果的平台，提升研究生研究能力、学术水平和国际交流能力，定于20xx年11月18-20日举办xx大学第三届研究生国际学术会议。现将有关事项通知如下：
一、组织机构
本次研究生国际学术会议由xx大学研究生院主办，国际教育学院等相关学院协办。成立第三届研究生国际学术会议组织委员会负责具体组织工作。组委会成员如下：
组 长：江 驹
副组长：刘丽琳 范祥涛 王亚彤
成 员：沈 星 黄金泉 赖际舟 刘少斌 左敦稳
汪 涛 葛红娟 刘友文 张 卓 李栗燕
屈雅红 刘长江 于 敏 王 箭
秘 书：张廷赟 沈 楠 郑珺子
二、会议时间
20xx年11月18日-20日
三、会议地点
中国x大学
四、投稿及评审时间安排
㈠征稿范围
本次国际学术会议征稿对象为xx大学硕、博士研究生(含留学生)、国内其他高校硕、博士研究生(含留学生)、国外研究生。
㈡投稿时间
国外研究生投稿时间为20xx年6月10日-8月31日
国内研究生(含留学研究生)投稿时间为20xx年6月10日-10月1日。
㈢投稿要求
1、本次学术会议论文投稿领域分航空宇航、机械、信息、材料、人文经管、其他共六大类。论文要求为原创研究成果，论文内容不涉密、不涉及政治与宗教问题。
2、本次学术会议以研究生提交英文论文、大会英文发言交流形式参会。所有未正式发表的论文均可投稿，长度不限。
北京华奥汽车服务有限公司以创新性的汽车延长保修服务为主要经营内容，消除客户在爱车保修期失效后的维修担忧，为客户的爱车提供最温馨安全的保障，使客户安心享受驾车的轻松。公司拥有一支经验丰富的服务与救援团队，能够安全、迅速地帮助客户解决车辆问题。目前公司与全国800余家4s店建立了合作关系，在全国各地区建立了三十余家分公司或代表处，开拓了广泛的合作空间，搭建了良好的合作平台。[1] 公司会员所有维修保养工作均在指定4s店完成，协助合作店方有效地提升客户忠诚度。与此同时，北京华奥汽车服务有限公司同中国境内综合实力最强的中国人民财产保险股份有限公司签订了战略合作协议，展开深层次合作，公司业务全部由中国人民财产保险股份有限公司提供保险保障，进一步保障了合作店方和会员客户的合作利益。
北京华奥汽车服务有限公司在中国的汽车服务市场中坚持以创新为主导，以专业化服务团队为依托,致力于为中国汽车拥有者提供世界最先进的延保产品和专业服务，让中国的每位车主都尽享安心!
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